Anonim
Андреи_Попов / Схуттерстоцк

Пословни састанци имају дугогодишњу репутацију због незанимљивих, досадних и губљења времена. Забава и фотографије залиха карактеризирају састанке са сценама досадних запослених који гледају сат, котају очима и заспају, док изгледа да ће предавач неупитно летјети.

Иако се репрезентације на ТВ-у и фотографијама чине претјерано, оне су истинске животу. Према недавном истраживању корпорације интранет компаније Иглоо Софтваре, око половине свих запослених сматра да су састанци непродуктивни. Тачније, запослени су нервозни због непотребних састанака (76 процената), састанака који не раде теме (59 процената) и људи који се понављају (58 процената).

"Када људи сматрају да састанку недостаје продуктивност, мање је вјероватно да ће задржати повјерење да је добро искористити своје вријеме, и на тај начин се искључују", казала је Аманда Миллиган, гласноговорница Иглоо софтвера и руководилац истраживања.

Важно је да менаџери процене како спроводе састанке - и колико често - да виде да ли је најбоље за њихове тимове, рекао је Миллиган. Ако се чини да ваши запослени не добијају ништа са састанака компаније, можда бисте желели да процените да ли правите ове грешке. [Погледајте сродну причу: хттпс : //ввв.бусинессневсдаили.цом]

1. Недостаје вам јасна сврха или дневни ред

Састанци без различитог циља запослени се класификују као „бесмислене“и „непотребне“.

"Састанци морају имати јасну сврху изван извјештаја о статусу, с којим се може врло добро руковати једним од многих алата за управљање пројектима на мрежи који су на тржишту", рекао је Степхен Схеинбаум, оснивач Бизфија, компаније за финансијску технологију и алтернативних финансија провајдер. "Направите дневни ред састанка и пошаљите га свим учесницима унапред [тако] да они знају шта се од њих очекује на састанку."

Тим Еисенхауер, председник провајдера интранета Акеро Солутионс, сложио се да је одустајање од дневних реда велика грешка, јер то често доводи до дугих, вантематских састанака.

"Нека то буде кратко", рекао је Еисенхауер. "Дефинисали су вријеме почетка и завршетка, и најважније, имати некога да води састанак и води га даље."

2. Користите "буззвордс"

Мало ствари искључује запосленике брже од слушања корпоративног жаргона током састанака. Можда мислите да популарне речи попут „синергија“и „промена парадигме“чине да звучите више у складу са пословном стратегијом компаније, али ваш тим вероватно преферира објашњења на отвореном језику тим нејасним, претерано коришћеним фразама.

Иглоо Софтваре је открио да су следеће буззворд највише иритирали запослене током састанака:

  • Размишљају ван оквира
  • Додир база
  • Донесите до стола
  • Синергија
  • Иде напред

3. Бавите се ометањем понашања током састанака

Истраживање софтвера Иглоо показало је да запослене нервира одвраћајуће понашање попут позивања (51 одсто), разговора са стране (47 одсто) и једења или пића (22 одсто) током састанака. Можда не схватате да радите ове ствари или ефекат који има на полазнике, али то би могао бити разлог зашто се они баве тиме.

Еисенхауер је дао примјер бившег колеге који је гласно жвакао жваку током састанака.

"Чим сам је видео или чуо, могао си ме пребројати", рекао је. "Усредсредио бих се на жвакање и постајао би растресен, можда чак и мало хипнотизиран. Дакле, ако ме се нешто овако раздвојило, замислите ствари које би могле да раздвоје ваше запослене."

4. Не употребљавате правилно алате

Иако је технологија омогућила ПоверПоинтс, дељење екрана, видео конференције и друге аспекте модерног састанка, то није увек савршено. Технолошке грешке се могу и десити - толико често да је 34 посто испитаника у Иглоо-у наводило стална техничка питања као једно од највећих проблема са састанцима. Ако се ваша видео веза прекине или искључи или се излазни монитор и даље искључи, како можете очекивати да ваши запослени остану усредсређени? Испитајте све алате за састанке пре него што их будете морали да користите, па чак и ако све иде глатко, будите спремни да водите састанак без струје само у случају да се нешто догоди.

Сродни проблем је неуспешно коришћење технологије. Још 29 одсто анкетираних рекло је да им се не свиђају састанци који стално користе ПоверПоинт презентације. Читање презентације - и не додавање додатних информација - осећа се губитком времена запослених, јер би их могли подједнако лако читати сами, без састанка.

"Упркос томе што компаније имају на располагању бројне дигиталне и технолошке ресурсе, менаџери можда не знају најбоље начине како да искористе ове ресурсе за потребе својих састанака, " рекао је Миллиган за Бусинесс Невс Даили. „Од виталног је значаја да лидери компанија истраже опције и идентификују како могу да комуницирају са запосленима на најприсутнији могући начин.“

Да ли је ваш састанак неопходан?

Пре него што позовете састанак на којем бисте потенцијално могли да направите горе наведене грешке, размислите о томе да ли заиста треба да га имате на првом месту.

"Треба да се запитате да ли је састанак, који може да поремети продуктивност, најбољи начин да се постигне циљ", рекао је Шенбаум. „Када желим да проверим напредак неке технологије коју развијамо, тражим позив или е-пошту од вође тима, а не састанак групе. Али, када сам желео да вам објасним зашто смо ребренирали компанију почетком ове године, На крају радног дана окупио сам целу компанију. Ако је састанак право решење, онда морате бити сигурни да сте до краја испунили циљ који сте поставили. "

"Значајан број мањих састанака који су усредсређени на ажурирање или једноставно ширење информација може се обавити у заједничким просторима, што свима штеди време и уклања могућност прекида или ометања", додао је Миллиган. "Такође помаже да се отвори култура која подстиче људе да гласно раде, излажу свакодневне разговоре и ток рада у одељењу како би их било лакше пратити. Културе компаније са фондом у транспарентности имају мање потребе за честим - лични састанци. "