Anonim
цхаинаронг06 / Схуттерстоцк / Кредит: цхаинаронг06 / Схуттерстоцк

Када је у питању обрада платних спискова, улагање у систем платних спискова или рад са рачуновођом је обично најбољи избор. Постоје бескрајне административне и порезне одговорности у вези са платним списковима што их може учинити стварном ситницом. Према резултатима главних добављача платних спискова, боље вам је да трошите време радећи на расту вашег пословања него на обради платних спискова. Ипак, многа мала предузећа обрађују сопствене платне спискове.

Ако вас занима ручна обрада плата и уштеда неколико долара сваког месеца на накнадама за решење за платне спискове, морате неколико корака које морате предузети. Имајте на уму да, у зависности од величине вашег предузећа, ово може бити врло компликован процес.

Ако већ нисте стручњак за платне листе и порезно право, могли бисте наићи на проблеме са ИРС-ом. Иако ће вам овај водич пружити неке примерене кораке, требало би да се обратите рачуновођи или професионалном платном списку како бисте били сигурни да сте у складу са државним и савезним захтевима за порез и запошљавање. Овај водич садржи основни преглед, а затим и детаљнији, детаљнији поступак за ручно попуњавање платних листа ваше компаније.

Напомена уредника: Тражите информације о платним системима? Користите доњи упитник, а наши продајни партнери ће вам контактирати информације које су вам потребне:

видгет за купацзоне

Основни кораци обраде плата

Погледајте ове основне кораке као мапу пута за ваш платни списак. Има пуно детаља, тако да се лако може изгубити у ситницама. Ако имате искуство са зарадом плата и требате брзо освежавање, овај први сет корака може бити брз извор. Ако тражите дубљи зарон, померите се до краја до краја. На крају ове приче налази се и списак ресурса, тако да ако вам треба брз увид у нешто, можете пронаћи те линкове на дну странице.

  • Пре него што почнете да обрачунавате плату:
    • Набавите ЕИН број запосленог
    • Успоставите државне или локалне пореске легитимације
    • Прикупљајте порез и финансијске податке о запосленима
      • В-4 обрасци
      • 1099 образаца (ако запошљавате уговорне раднике)
    • Подесите распоред зарада
      • Изаберите прави распоред зарада за ваше предузеће
      • Утврдите датуме плаћања пореза
    • Како ручно обрађивати платне листе:
      • Прегледајте урне распореде запослених
      • Одредите плату за прековремени рад
      • Израчунајте бруто плату
      • Одредите одбитке
      • Израчунајте нето плату
      • Издавање плаћања запосленима путем њиховог преферираног начина испоруке: чек на папиру, директни депозит итд.
    • Шта треба имати на уму након сваког периода плаћања:
      • Водите евиденцију о платним списковима
      • Будите свесни потенцијалних погрешних израчуна и грешака
      • Морате пријавити нове запосленике ИРС-у

Како обрађивати платне листе

1. корак: Унесите матични број свог послодавца

Први корак који требате да предузмете у обради платних листа је утврђивање матичног броја послодавца (ЕИН) и утврђивање државних и локалних пореских идентификационих ознака. Ове идентификације ће влада користити за праћење пореза на плаће на ваше компаније и осигурати да испуњавате захтеве. Ако не знате свој ЕИН или га немате, можете посетити веб локацију ИРС да га подесите. За државне и локалне пореске идентификационе карте мораћете да прођете кроз вашу државу и општину. [Заинтересовани сте за платне листе за свој мали бизнис ? Погледајте наше критике и најбоље понуде.]

Корак 2: Прикупите релевантне пореске информације о запосленима

Пре него што почнете са обрадом платних спискова, мораћете да запослени попуњавају различите пореске обрасце како бисте могли да обрачунавате давања и друге пореске детаље. Ови обрасци укључују В-4, И-9 (ако је реч о новом запосленом) и В-2. Постоје разни државни и локални обрасци које ћете морати пружити, али они ће зависити од тога гдје послује. Ако имате запослене на уговору, мораћете да обезбедите 1099.

Корак 3: Изаберите распоред обрачуна

Једном када имате релевантне пореске и правне податке за постављање платних листа, можете одабрати распоред који најбоље одговара вашем послу. Постоје четири главна распореда: месечни, полумесечни, две недеље и недељни. Важно је разумјети потпуну рашчламбу сваког плана прије него што одлучите који је најбољи за ваше пословање. Једном када одаберете распоред, подесите календар са платама и забележите дане у којима ћете морати обрађивати платне листе како би ваши радници тог дана добили свој новац. Уградите важне кварталне пореске датуме, празнике и годишње пријаве пореза. Имајте на уму да ћете то морати радити на почетку сваке године. Такође ћете желети да утврдите жељени начин испоруке сваког запосленог. На пример, многа предузећа нуде и чекове на папиру и опције директног депозита.

4. корак: Израчунајте бруто плату

Сада када сте поставили плату и распоред рада, можете почети са обрадом своје прве платне листе. Да бисте то учинили, морате израчунати бруто плату сваког запосленог. Бруто плата запосленог је зброј сати колико запослени ради у датом периоду исплате помножено са њиховом сатницом. Започните израчунавањем броја сати које је запослени радио у одређеном периоду плаћања и забиљежите прековремене сате. Додатно време се мора исплатити по вишој стопи у складу са савезним законом. Ако радник са сатом запосле у више од 40 сати недељно, мораћете да платите време и по, или плату запосленог по сату плус половину те зараде.

Ево примера израчуна бруто плате.

  • Радник А је одрадио 50 сати током свог недељног периода зараде и зарађује 10 УСД по сату.
  • 40 сати к 10 УСД / сат = 400 УСД
  • 10 сати к 15 УСД / сат (време и по) = 150 УСД
  • Бруто плата = 550 УСД

Корак 5: Одредите одбитке сваког запосленог

Прикупите информације из В-4 радника, федералних и државних захтева, захтева осигурања и накнада да бисте одредили одбитке сваког запосленог. Овде долази посао са обрадом платних спискова за вашу компанију. Свака држава је различита и узима различите порезе од малих предузећа, тако да ћете морати да истражите политике своје државе пре него што завршите овај корак. Ево основне листе неких хипотетичких захтева:

  • Федерални порези
  • Социјално осигурање
  • Државни порези
  • Локални порези
  • Медицаре
  • 401 (к) доприноси
  • Допринос за накнаде радника
  • Друге погодности

Корак 6: Израчунајте нето плату и платите своје запослене

Узмите бруто плаћу сваког запосленог и одузмите одбитке од тог износа. Оно што је остало је нето плата запосленика или плата код куће. Ово ћете морати исплатити сваком запосленом директним депозитом или чековним папиром, у зависности од тога шта радници преферирају и шта можете да пружите. Одбитке које ћете морати да држите и плаћате са порезима на зараде сваког месеца или тромесечја, у зависности од распореда који утврдите.

Једном када утврдите нето плату сваког запосленог, можете исплатити радницима на њихов предвиђени дан.

Корак 7: Водите евиденцију о платним списковима и прилагодите се грешкама

Док обрађујете платне листе, важно је да водите евиденцију о својим трансакцијама у сврху пореза и поштовања прописа. Ако запослени оспорава плаћање или је ИРС-у потребна нека врста документације, неопходно је да имате документацију спремно. Нарочито у случају када запослени оспоравају плату, важно је водити евиденцију, укључујући и годишњу исплату, тако да можете решити било која питања која се појаве.

Корак 8: Остала разматрања

Имајте на уму да порезе за своје пословање морате подносити квартално и годишње. Важно је да се консултујете са рачуновођом да бисте разумели како се ваши порези на зараде уклапају у овај аспект вашег пословања. Важно је запамтити и да ћете морати да пријавите све нове ангажмане које сте ангажовали. Рад са решењем о платним списковима или са рачуноводством значи да то обично није ваша одговорност.

Ресурси

Ручна обрада платних листа може бити тешка, тако да ти ресурси могу помоћи у додатној подршци приликом покретања платних листа.

  • ИРС Калкулатор задржавања
  • Кораци за плаће према СБА
  • Често постављана питања о платним списковима
  • Претраживање идентификационог броја послодавца
  • Примена идентификационог броја послодавца
  • Подјела пореза на државне плате
  • Смернице за вођење евиденције и извештавање
  • ИРС смернице за вођење евиденције

Коришћење услуга обрачуна зарада

Ако партнерите са рачуновођом или се пријавите за софтвер за платне списке, нећете морати да довршите ниједан од ових корака. У решењу о платним списковима мораћете да унесете релевантне податке о запосленима и одобравате сате. Платформа ће аутоматски израчунати све одбитке, бруто и нето плате. Пружаоци платних спискова обично имају веб портале на којима се ваши радници могу пријавити како би прегледали исплате зарада, пореске документе на крају године и ажурирали своје податке.